Versterking gezocht! Management & Communicatie Assistent

Versterking gezocht! Management & Communicatie Assistent 24 mei 2022

Wij zoeken
Door  het vertrek van een van onze collega’s is SHPV op zoek naar een enthousiaste en ervaren medewerker management ondersteuning en communicatie die in staat is om zelfstandig het kleine team (vier collega’s waaronder de directeur) te ondersteunen.

Algemeen
SHPV is een coöperatie van gemeenten, opgericht in 2010 en werkt voor inmiddels 106 gemeenten. SHPV zorgt ervoor dat aanbieders van parkeer en verblijfsvoorzieningen (zoals bijvoorbeeld parkeerplaatsen, parkeergarages en parkeerterreinen) en de aanbieders van (digitale) parkeerdiensten op elkaar kunnen aansluiten en voor de financiële afhandeling daarvan.

Met 17 providers van parkeer app’s zijn contracten afgesloten. Deze providers maken het voor hun klanten mogelijk om mobiel te betalen en geven informatie over parkeermogelijkheden op straat en/of achter de slagboom zoals in parkeergarages.

SHPV ondersteunt met open data en informatie en werkt samen met een groot aantal partijen zoals het Ministerie van I&W.

De Organisatie
Het SHPV is een Coöperatie met een bestuur en leden.

Voor de uitvoering van haar taken heeft SHPV een klein bureau met vijf medewerkers: Een manager bedrijfsvoering, een programma manager, een account -en projectmanager, een directeur en een medewerker voor management ondersteuning en communicatie.

Het functioneel beheer en de ontwikkeling van het NPR (de landelijke parkeer- en verblijfsrechtendatabase) is uitbesteed aan RDW en voor het ontsluiten en afhandelen van de parkeergelden maakt SHPV gebruik van een administratiekantoor.

De domicilie van de organisatie is Voorschoten maar het werk gebeurt (ook buiten corona) veelal op afstand/vanuit huis. De organisatie heeft geen vaste kantoorlocatie en maakt waar nodig gebruik van locaties in het westen of midden van het land, van gemeenten of een van de samenwerkende partners.

De functie
Als management en communicatie assistent verricht je ondersteunende, administratieve werkzaamheden voor de Directeur en de Manager bedrijfsvoering maar ook ondersteun je de andere medewerkers van het team en je verzorgt en coördineert de communicatie uitingen.

Je beheert alle informatie en correspondentie, beheert de agenda en de prioriteiten, verzorgt de management- en secretariële ondersteuning, organiseert vergaderingen (waaronder die van het bestuur en de algemene leden vergaderingen) en bereidt deze voor; je notuleert vergaderingen, maakt verslagen en bewaakt actielijsten.

Hiernaast verzorg je de administratieve afhandeling van contracten van gemeenten en providers en het contractbeheer, controleer je facturen, maakt deze op en stelt financiële overzichten op voor de externe boekhouder.

Je  onderhoudt veel externe contacten met alle partijen in het netwerk en verzorgt en beheert diverse administratieve bestanden waaronder het administratief relatiebeheer en het nieuwe CRM systeem.

Je verzorgt de dagelijkse afhandeling (waaronder het adresseren en beantwoorden van vragen) en de archivering van mails en bent de je de spil bij de Informatievoorziening en communicatie:

Je beheert en verzorgt de communicatie en informatie voor alle stakeholders: Je maakt en verzorgt de nieuwsbrieven, organiseert (of draagt bij aan de organisatie van) evenementen zoals de ledenbijeenkomsten en beheert de content van de web site en doet voorstellen voor communicatie en het gebruik van sociale media. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van presentaties en nota’s.

Wij Vragen
Iemand met een HBO werk- en denkniveau en ruime ervaring met het administratief en secretarieel ondersteunen en faciliteren en bij voorkeur ook met communicatie.

Iemand die zelfstandigheid kan functioneren en eigen initiatief toont. Klantgericht en communicatief (mondeling en schriftelijk ) en digitaal vaardig is.

Verder moet je goed kunnen plannen, samenwerken, over een kritische blik beschikken en goed kunnen organiseren. Goede vaardigheden met Office (met name Word, Excel en PowerPoint) zijn gewenst.

Iemand die 32 uur per week beschikbaar is

Wij Bieden
Een leuke en veelzijdige functie binnen een klein hecht team waarbinnen je zelfstandig kunt werken met veel ruimte voor eigen initiatief en invulling. Ook heb je veel extern contact. De functie is gewaardeerd op maximaal sg. groep 8  met een salaris van maximaal 3450 euro bruto per maand op basis van een volledige werkweek.

SHPV beschikt momenteel niet over eigen personeelsvoorzieningen: je wordt gedetacheerd voor bepaalde duur via een gespecialiseerd detacheringsbureau of via een andere organisatie zoals een gemeente. Bij goed functioneren kan een oplossing gezocht worden voor een aanstelling voor onbepaalde tijd.

De Sollicitatieprocedure

Heb je belangstelling voor deze functie? Reageer snel door het opsturen van je CV en een korte motivatie naar: info@SHPV.nl t.a.v. Martin Andriessen

Na ontvangst van je reactie informeren wij je over de verdere procedure.

Vragen over de vacature kun je stellen aan Martin Andriessen, Directeur SHPV. Bereikbaar via e-mail: m.andriessen@shpv.nl of per telefoonnummer: 06-29035858.

Acquisitie stellen we niet op prijs